Bij alles de vraag stellen: Wat levert dit op voor onze inwoners?
Bij alles de vraag stellen: Wat levert dit op voor onze inwoners?
Terwijl de fotograaf alles in gereedheid brengt voor het maken van de foto’s loopt een collega van Van Aaken voorbij. ‘Je mag zo ook wel op de foto’, zegt ze lachend. De nieuwe gemeentesecretaris van Roermond – ze begon in september 2020 – staat dicht bij haar medewerkers. Door Jos Widdershoven
Ze communiceert helder en maakt graag even tijd voor persoonlijke aandacht. Haar entree als gemeentesecretaris had ze daarom anders gewenst, maar gegeven de omstandigheden is Van Aaken blij met het warme welkom in Roermond. ‘Ik leer Roermond vooral vanaf mijn zolderkamer kennen. Waar je je normaal voorstelt aan het personeel, gaat het nu vooral via webinars en online vergaderingen. Daar waar het werk fysiek wordt uitgevoerd – bijvoorbeeld bij de handhavers – kan ik ook echt meelopen en het werk buiten zien. Helaas is dat maar beperkt.’ Van de ruim 600 medewerkers van de gemeente, werken er nog maar enkele tientallen op locatie.
Ik leer Roermond vooral vanaf mijn
zolderkamer kennen
Structuurverandering
Van Aaken heeft een duidelijke taak meegekregen bij haar aanstelling. Roermond heeft ervoor gekozen om de organisatie door te ontwikkelen. Van Aaken legt uit: ‘Het is de bedoeling om integraler te werken. Om intern beter samen te werken, maar vooral om beter samen te werken met onze inwoners. Dat we als gemeente meer naar buiten treden in plaats van de dingen te bedenken tussen de muren van het stadhuis.’ Van Aaken geeft aan dat dit nu ook al gebeurt, maar nog te weinig. Om dat te bewerkstelligen is niet alleen Van Aaken nieuw aangesteld, maar in de zomer van 2020 trad een nieuw managementteam aan.
Het nieuwe team is een organisatie-ontwikkeltraject gestart met als een van de eerste punten, een structuurverandering binnen de organisatie. ‘De hark wordt wat anders neergezet’, legt Van Aaken overdrachtelijk uit. ‘We kijken of we de taken wel goed hebben belegd, bij de juiste mensen.’
Mensenwerk
Door de hark wat anders neer te zetten, is het in het begin lastig om hem in beweging te krijgen. ‘Uiteraard kijken we naar onze mensen. Iedereen is anders. De een vindt een verandering fijn, iemand anders heeft er moeite mee’, aldus Van Aaken. Het vraagt ook om een andere manier van werken bij medewerkers; meer met de blik naar buiten. ‘Dat is een cultuuromslag en kun je niet van de een op de andere dag realiseren. Het gaat met kleine stapjes’, zegt Van Aaken. Een voorbeeld van zo’n klein stapje is dat medewerkers er bewuster van worden dat ze de werkzaamheden niet voor zichzelf doen. ‘We moeten ons bij elke actie afvragen: “Wat hebben onze inwoners hieraan?”. Dat doe ik zelf ook als ik een nieuw plan onder ogen krijg. Dan stel ik mij de vraag: “Waarom doen we dit? Wat hebben onze inwoners hieraan?” Dat moet uiteindelijk een automatisme worden voor onze medewerkers.’
Samenwerking
De medewerkers richten zich dus nadrukkelijker op het belang voor de inwoners en als organisatie wordt gekeken naar samenwerking met partijen in Roermond en omliggende gemeentes. ‘We zijn daarvoor nu zaken aan het verkennen. In Noord- en Midden-Limburg werken we binnen een aantal gemeenschappelijk regelingen samen. We zijn nu aan het verkennen of we binnen die gemeenschappelijke regelingen kunnen afspreken dat één gemeente alle werkzaamheden op een bepaald gebied voor zijn rekening neemt en dat een andere gemeente dat op een ander gebied voor zijn rekening neemt. Daarmee werk je veel efficiënter – zowel voor de gemeente als voor de gemeenschappelijke regelingen – maar ben je ook veel meer vanuit het idee van één overheid aan het werk.
Leren van elkaar
Van Aaken ziet in IGOM een belangrijke partner om samen op te trekken in bepaalde uitdagingen. ‘We moeten de gezamenlijkheid zoeken en niet individueel het wiel uitvinden. Heel veel soortgelijke ontwikkelingen vinden nu plaats bij alle gemeentes. Dus daar kun je ook veel van elkaar leren.’ IGOM vervult daarin een belangrijke rol. Van Aaken is sowieso groot voorstander van samenwerken. Dat brengt ze mee uit haar vorige functie bij de gemeente Cranendonck in Noord-Brabant. ‘Bij een kleine gemeente doe je het werk met veel minder mensen en heb je te maken met mensen die meerdere petten op hebben. Zij hebben eigenlijk dubbele banen. Tegelijkertijd is één persoon verantwoordelijk voor één onderdeel. Je werkt dan eigenlijk al vanzelf integraal. Een persoon werkt voor natuur en tegelijkertijd voor recreatie en toerisme.
Aan de andere kant betekent het ook dat je met veel minder mensen hetzelfde werk moet doen. Het aantal producten of diensten die een gemeente levert, zijn eigenlijk overal hetzelfde. Alleen komt het in een kleine gemeente minder vaak voor. Aan beide systemen kleven voor- en nadelen. ‘Ik denk wel dat voor een kleine gemeente al snel geldt dat je te klein bent om dingen zelf te organiseren. In Cranendonck werkten we bijvoorbeeld samen met Valkenswaard en Heeze-Leende.’ Die drie gemeenten hebben de bedrijfsvoering en de uitvoering van het sociaal domein samengevoegd. ‘Voor een eigen HR- of financiële afdeling waren we gewoon te klein. En die processen zijn eigenlijk overal hetzelfde, dus dan is het relatief eenvoudig om dat samen te voegen’, aldus Van Aaken. Het maakt je veel minder kwetsbaar.
Mobiliteit wordt nog te vaak als een bedreiging gezien
Talent benutten
Het gaat er volgens Van Aaken vooral om dat talent goed wordt benut. ‘Ieder mens heeft talenten. Het is de kunst om die talenten op de juiste plek en de juiste manier in te zetten. Ook daar kan IGOM een belangrijke rol in vervullen. Ik hoop dat er in de toekomst nog een aantal dingen ontwikkeld kunnen worden om dat nog beter voor elkaar te krijgen. Ik merk bijvoorbeeld dat mobiliteit nu ook soms als een bezwaar of bedreiging wordt gezien. Een bedreiging voor organisaties onderling, maar ook voor het individu. Het wordt door een medewerker soms als een bedreiging ervaren als iemand je vraagt om je talenten ergens anders te laten zien. Terwijl dat in de basis een positief signaal is.’ Mobiliteit betekent niet altijd dat je naar een andere organisatie gaat. Het kan ook betekenen dat je intern overstapt. Denk aan een switch van sport naar jeugdzorg. Wat betreft mobiliteit geeft Van Aaken zelf het goede voorbeeld. Ze werkte op uiteenlopende plekken in verschillende functies.
‘Ik heb op verschillende plekken gekeken en ik heb er altijd enorm veel plezier aan beleefd om ergens anders te beginnen. De ervaring uit mijn vorige banen breng ik hier weer opnieuw in. Het geeft nieuwe energie. Dat wens ik alle medewerkers toe.’